Блог → Какие преймущества даёт вам электронная почта

Начнём с того, что электронная почта позволяет экономить деньги компании. О чём речь, спросите вы? Объясняю. Поскольку за подключение к Инетрнету вы ежемесячно платите своему провайдеру фиксированную сумму (а порой, ещё и приплачиваете за траффик), то при использовании электронной почты вам не придется платить за каждое отправленное сообщение дополнительно - в отличие от телефонных разговоров и обычных писем. Если вы всё ещё допускаете хотя бы мысль о томм, что необходимодо оплачивать каждое электронное сообщение, значит, вы недостаточно хорошо знакомы с Интернет технологиями, и вам стоит почаще читать мой блог. Впрочем, всё это лирика - вернёмся к нашей электронной почте (E-mail).

Всё сказанное выше относится не только к тем сообщениям, которые вы отправляете, но и к тем, которые поступают к вам. Ведь ваши клиенты получат экономию средств, поскольку им не придется платить за междугородные телефонные переговоры и за почтовые услуги, для связи с вами, а компания будет значительно меньше тратить на оплату телефонных звонков клиентов по бесплатным номерам 8-800. Ещё одна статья экономии - за счёт перевода в электронный формат всех информационных материалов, как для внутреннего, так и для внешнего применения. Высвободившиеся средства можно использовать для того, чтобы выпускать эти материалы чаще, благодаря чему повысится их эффективность.

По утверждениям некоторых компаний, экономия средств от использования электронной почты позволила им окупить все расходы, связанные с подключением к Интернету. Дешевизна электронной почты приводит к тому, что все больше компаний вообще отказывается от бумажной переписки. Об усилении этой тенденции говорит и тот факт, что, по оценкам Почтовой службы США, с 1988 года примерно 30% деловой корреспонденции было переведено в электронный формат и на факсимильную связь, а уж каково это соотношение сейчас - я даже не буду упоминать. Количество организаций и учреждений, которые переходят на электронную почту, растёт с каждым месяцем.

Можете ли вы благодаря электронной почте уменьшить количество служащих? Разумеется, да! Подтверждением этому может служить пример адвокатской конторы Rivkin Radler & Kremer, годовой доход которой составляет 42 млн. долларов. В штате центрального офиса конторы (в городе Юниондейл, штат Нью-Йорк) работает 178 юристов, имеются также представительства в штатах Иллинойс и Калифорния. Благодаря использованию электронной почты Rivkin Radler & Kremer смогла сократила численность помощников адвокатов и секретарей более чем на 40%, значительно повысив свои доходы.

Эта адвокатская контора (как и многие другие компании, понимающие преймущества цифровой эпохи) рассматривает электронную почту как способ экономии средств, а её клиенты видят в электронной почте дополнительное преимущество и ещё одну причину, по которой им выгодно вести дела с Rivkin Radler & Kremer. По электронной почте через Интернет, посредством программ PC Docs и cc:Mail адвокаты рассылают своим клиентам юридические документы и информационные материалы. Клиенты получают эти документы с помощью своих почтовых программ (напрмиер Microsoft Outlook, The Bat, Eudora, cc:Mail, Lotus Notes и т.п.), при этом, во-первых, значительно ускоряется доставка, во-вторых, клиентам не приходится заниматъся нудной и бессмысленной работой по повторному вводу данных в свои компьютеры. Клиентам больше не нужно тратиться на копирование документов, с постраничной оплатой каждой копии (а ведь порой эти расходы оказываются довольно существенными). Кроме того, клиенты считают, что с помощью электронной почты удобнее и проще связываться со своими адвокатами, которых часто бывает трудно застать по телефону.

Если вы хотите получить самый дешевый способ связи с клиентами и поставщиками, то электронная почта - это именно то, что вам нужно. Для использования World Wide Web требуются более мошные компьютеры и более продолжительные сеансы связи, потому что работа в Web идет в интерактивном режиме - пользователь кликает кнопкой мыши, а потом просто сидит перед компьютером и ждёт ответа на свой запрос. Задержки (а они неизбежны при медленном подключении) вызывают раздражение, так как пользователи ожидают немедленной реакции. При использовании же электронной почты пользователь никогда не рассчитывает на то, что ответ на его сообщение придет мгновенно. Значит, у вас есть примерно час (или даже несколько часов) на подготовку ответа. Кроме того, для работы с электронной почтой можно использовать маломощный дешёвый компьютер, а также низкоскоростной и менее дорогостоящий канал подключения к Интернету.

Однако возможность экономии - далеко не единственная причина, побуждающая компании переходить на использование электронной почты. Я бы сказал, что самое главное преимущество этого вида связи заключается не в том, что он позволяет экономить средства, а в том, что электронная почта более эффективна по сравнению с телефонной связью (да и обычной почтой тоже). Использование электронной почты повышает производительность труда, и порой, весьма и весьма, существенно. Доставка электронных сообщений осуществляется значительно быстрее, чем доставка писем по обычной почте, поскольку не тратится время на распечатку одной или нескольких копий. Адресат получает электронное письмо не в течение нескольких дней, а в течение минут или даже секунд, как бы далеко от вас он ни находился. Неудивительно, что ветераны Интернет пренебрежительно прозвали традиционную почту "улиточной почтой" (snail mail), издевательски подчёркивая её низкую эффективность.

Ещё одно преимущество электронной почты, по сравнению с обычной, связано с тем, что в настоящее время происходит изменение характера самих документов. Пользователь может вставить электронное сообщение в текстовый процессор, в программу электронных таблиц или базу данных, причем это выполняется значительно быстрее, чем ввод информации, напечатанной на бумажном носителе, которую приходится вводить в компьютер. Естественно, использование электронного сообщения даёт несравненно меньше ошибок. Все это приобретает особую важность в тех случаях, если вам нужно постоянно обмениваться документами с другими компаниями или с собственными филиалами.

И вот ешё что: электронная почта по сравнению с традиционной лучше обеспечивает возможность учета. Конечно же, ваш бухгалтер может сказать, сколько каждый из отделов тратит на почтовые расходы, но при работе с электронной почтой вы можете использовать программы анализа, которые позволяют вести автоматический учёт, с точностью до одного байта (т.е. буквально до одного печатного символа). Вы можете получить данные о том, каким образом каждый сотрудник использовал электронную почту на протяжении одного дня или часа, а это значительно упрощает межведомственные расчёты и расчёты с клиентами (если они платят зз каждое сообщение или за каждый килобайт), а также позволяет прогнозировать предстоящие расходы.

Всё, о чем я говорил до сих пор, конечно, очень привлекательно, однако для маркетолога (и для меня в том числе) наибольшую цениость представляют не эти преимущества. С точки зрения маркетинга, существует причина, по которым электронная почта предпочтительнее и выгоднее.

При использовании электронной почты компания получает возможность увеличить число контактов с клиентами без дополнительных затрат. Над этим стоит задуматься. Благодаря электронной почте значительно возрастает число прямых контактов ваших работников с клиентами. Перед клиентами, уже существующими и потенциальными, открываются новые возможности, поскольку вы можете предоставить им более качественное обслуживание. Между вашей компанией и потребителями возникают более тесные и доверительные взаимоотношения, и никакие другие средства распространения информации (ну кроме, может быть, блога - сайта, подразумевающего обратную связь) не дадут подобного эффекта. При этом ваша компания получит возможность лучше понять, чего именно хотят ваши клиенты, и не на основании каких-то догадок и предположений, а исходя из объективной информации, получаемой непрсредственно от самих клиентов.